Entwicklung einer Robotic Process Automation (RPA)-Governance

Abstract

Robotic Process Automation (RPA) ist eines der zentralen Themenfelder der digitalen Transformation. Die Möglichkeiten, mit Hilfe von Software-Robotern redundante und manuell geprägte Prozesse ohne aufwändige Änderungen der Backend-Systeme zu automatisieren, sind vielfältig und werden derzeit von zahlreichen Unternehmen erprobt und umgesetzt. Dabei stellt sich zunehmend die Frage, wo die Verantwortung für die häufig dezentral entstehenden Bots angesiedelt sein soll und wie ein Wildwuchs und die draus resultierende „Schatten-IT“ verhindert werden können. Eine RPA-Governance, die Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten festlegt, ist für eine zielgerichtete Ausweitung der Technologie im Unternehmen unerlässlich. Die ECE Projektmanagement GmbH & Co.KG konnte bereits erste Erfahrungen mit dem Einsatz von RPA-Technologien in unterschiedlichen Unternehmensbereichen mit Fokus auf den Finanzbereich sammeln. In dem Beitrag wird aufgezeigt, wie auf dieser Grundlage eine RPA-Governance für die folgende unternehmensweite Skalierung entwickelt wird. Um den jeweiligen Spezifika der betroffenen Fachbereiche Rechnung zu tragen, wird ein hybrider Ansatz vorgestellt, der sowohl eine dezentrale Verantwortung als auch eine Zentralisierung im IT-Bereich zulässt. Ergebnis ist ein flexibel anpassbares Rollen- und Prozessmodell, das den tragfähigen Ausbau der RPA-Technologie im Unternehmen sicherstellt und auf andere Unternehmen und Branchen übertragbar ist. Robotic Process Automation (RPA) is one of the central topics of digital transformation. The possibilities of using software robots to automate business processes without costly changes to the back-end systems are currently being tested and implemented by numerous companies. This goes hand in hand with the question of where the responsibility for the bots, which are often created in a decentralized manner, should be located and how to prevent uncontrolled growth and the resulting “shadow IT”. RPA governance, which defines structures, processes and responsibilities, is essential for a targeted expansion of this technology in the company. ECE Projektmanagement GmbH & Co.KG has already gained initial experience with the use of RPA technologies in various business areas with a focus on the financial sector. The article shows how RPA governance is developed on this basis for the following company-wide rollout. Referring to specifics of the affected business areas, a hybrid approach is presented that allows both decentralized responsibility and centralization in the IT area. The result is a flexibly adaptable role and process model that ensures the sustainable expansion of RPA technology in the company and is transferable to other companies and industries.