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Akzeptanz und Effekte der Digitalisierung in der Hochschulverwaltung
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Text/Journal Article
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Datum
2021
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Verlag
Springer
Zusammenfassung
Wie in allen Bereichen des öffentlichen Sektors werden auch Verwaltungsleistungen und -prozesse an Universitäten zunehmend digitalisiert. Dabei liegt der Fokus oftmals auf dem studentischen Lebenszyklus, doch auch die Ressourcen-Verwaltung, wie beispielsweise die Personal- und Finanzverwaltung, werden verstärkt digital unterstützt. Dabei stehen oft Effizienzsteigerungen im Vordergrund. Zentrale Fragestellungen sind zudem die Nutzungsorientierung und die Auswirkungen der umgesetzten Lösungen. In dem vorliegenden Beitrag wird eine Studie vorgestellt, die am Beispiel der internen Genehmigungsprozesse von Beschaffungsanträgen und Drittmittelanzeigen an der Universität Potsdam untersucht, ob eine digitale Unterstützung durch das dafür eingeführte System die erwarteten Vorteile aufweist. Aufbauend auf einer Vorstudie zur erreichbaren Effizienzsteigerung werden nun auch die Kriterien Benutzungsfreundlichkeit und Akzeptanz in die Untersuchung einbezogen. Dafür wurden neben Datenerhebungen im System auch Nutzendenbefragungen durchgeführt. Die Ergebnisse im Bereich Effizienz bestätigen die Aussagen der ersten Studie, dass nur in bestimmten Verwaltungsbereichen beziehungsweise Prozessschritten die Effizienz des Arbeitens durch den Einsatz digitaler Medien gestiegen ist. Diese werden nun in Empfehlungen für notwendige Ressourcen-Verschiebungen im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung überführt. Darüber hinaus konnten detaillierte Hinweise abgeleitet werden, durch welche Hilfsfunktionen im digitalen Prozess das Arbeiten unterstützt wird und wie diese in den verschiedenen Bearbeitungsschritten genutzt werden. Zudem ergeben sich aus der Studie Erkenntnisse über die wahrgenommene Arbeitserleichterung und Transparenz in verschiedenen Bearbeitungsschritten. Diese und weitere Auswirkungen der Digitalisierung werden ausgewertet und diskutiert. As in all areas of the public sector, administrative services and processes at universities are also becoming increasingly digitized. Thereby the focus is often on the student lifecycle, but resource management, such as human resources and financial management, is also increasingly supported digitally. The goal is usually to increase efficiency. Central questions are also the user orientation and the impact of the implemented solutions. This paper presents a study that uses the example of internal approval processes for procurement applications and third-party funding notifications at the University of Potsdam to examine whether digital support through the system introduced for this purpose has the expected benefits. Building on a preliminary study on the achievable increase in efficiency, the criteria of usability and acceptance are now also included in the investigation. For this purpose, user surveys were conducted in addition to data collected by the system. The results regarding efficiency confirm the findings of the first study, which indicate that the efficiency of work has only increased in certain administrative areas or process steps through the use of digital media. From this, recommendations can be derived for necessary shifts in resources in the course of digitizing the administration. In addition, it has now been possible to derive more detailed indications of which auxiliary functions in the digital process support work and how these are used in the various processing steps. The study also provided insights into the perceived ease of work and transparency in various processing steps. These and other effects of digitization will be evaluated and discussed.