Konferenzbeitrag
Eignungsanalyse von Dokumenten-Managementsystemen im Hochschulumfeld
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Datum
2012
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Gesellschaft für Informatik e.V.
Zusammenfassung
Dokumente und Aufzeichnungen in Papierform sind in den Verwaltungsprozessen einer Hochschule heute noch oft Stand der Technik. Dies führt einerseits zu einem hohen Papierverbrauch mit einhergehenden hohen Kosten und verlangsamt andererseits die Prozesszeit durch den Transport der Papierdokumente. Softwarebasierte Dokumenten-Managementsysteme weisen diese Defizite nicht auf und reduzieren außerdem die benötigte Zeit zum Auffinden von Dokumenten drastisch. Darüber hinaus ermöglichen sie es, den Änderungsverlauf von Dokumenten besser zu verfolgen. Schließlich bieten viele Werkzeuge auch Methoden für Workflows und Teamkollaboration, die die Arbeit effizienter gestalten können. In einer vom Rechenzentrum der Fachhochschule Lübeck durchgeführten Studie wurden vier verbreitete Dokumenten-Managementsysteme anhand von teambezogenen Anforderungen miteinander verglichen. Bei der Betrachtung der Systeme Microsoft Sharepoint Foundation, Agorum Core, Alfresco 4.0 und Xerox Docushare wurden schwerpunktmäßig das Kosten-Nutzen-Verhältnis, die Bedienungsfreundlichkeit und die zusätzlichen Funktionen zur Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit und Teameffizienz, wie Workflows oder Texterkennung, untersucht. Dazu wurden Anforderungen spezifiziert, mit Hilfe von Eignungsmatrizen überprüft und anschließend ausgewertet. Hierbei stellte sich die quelloffene Lösung Alfresco 4.0 als am besten geeignet für den produktiven Einsatz im Rechenzentrum heraus und wurde daraufhin in einem Testlauf innerhalb des Rechenzentrums eingesetzt. Der Artikel beschreibt die durchgeführte Studie zur Werkzeugauswahl sowie die ersten Erfahrungen mit Alfresco 4.0 und bereitet die wichtigsten Ergebnisse auf.