Auflistung HMD 58(5) - Oktober 2021 - Digital Public Services nach Titel
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- ZeitschriftenartikelAkzeptanz und Effekte der Digitalisierung in der Hochschulverwaltung(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Lemcke, Stefanie; Lehmann, Ariane; Trommler, Denny; Lucke, UlrikeWie in allen Bereichen des öffentlichen Sektors werden auch Verwaltungsleistungen und -prozesse an Universitäten zunehmend digitalisiert. Dabei liegt der Fokus oftmals auf dem studentischen Lebenszyklus, doch auch die Ressourcen-Verwaltung, wie beispielsweise die Personal- und Finanzverwaltung, werden verstärkt digital unterstützt. Dabei stehen oft Effizienzsteigerungen im Vordergrund. Zentrale Fragestellungen sind zudem die Nutzungsorientierung und die Auswirkungen der umgesetzten Lösungen. In dem vorliegenden Beitrag wird eine Studie vorgestellt, die am Beispiel der internen Genehmigungsprozesse von Beschaffungsanträgen und Drittmittelanzeigen an der Universität Potsdam untersucht, ob eine digitale Unterstützung durch das dafür eingeführte System die erwarteten Vorteile aufweist. Aufbauend auf einer Vorstudie zur erreichbaren Effizienzsteigerung werden nun auch die Kriterien Benutzungsfreundlichkeit und Akzeptanz in die Untersuchung einbezogen. Dafür wurden neben Datenerhebungen im System auch Nutzendenbefragungen durchgeführt. Die Ergebnisse im Bereich Effizienz bestätigen die Aussagen der ersten Studie, dass nur in bestimmten Verwaltungsbereichen beziehungsweise Prozessschritten die Effizienz des Arbeitens durch den Einsatz digitaler Medien gestiegen ist. Diese werden nun in Empfehlungen für notwendige Ressourcen-Verschiebungen im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung überführt. Darüber hinaus konnten detaillierte Hinweise abgeleitet werden, durch welche Hilfsfunktionen im digitalen Prozess das Arbeiten unterstützt wird und wie diese in den verschiedenen Bearbeitungsschritten genutzt werden. Zudem ergeben sich aus der Studie Erkenntnisse über die wahrgenommene Arbeitserleichterung und Transparenz in verschiedenen Bearbeitungsschritten. Diese und weitere Auswirkungen der Digitalisierung werden ausgewertet und diskutiert. As in all areas of the public sector, administrative services and processes at universities are also becoming increasingly digitized. Thereby the focus is often on the student lifecycle, but resource management, such as human resources and financial management, is also increasingly supported digitally. The goal is usually to increase efficiency. Central questions are also the user orientation and the impact of the implemented solutions. This paper presents a study that uses the example of internal approval processes for procurement applications and third-party funding notifications at the University of Potsdam to examine whether digital support through the system introduced for this purpose has the expected benefits. Building on a preliminary study on the achievable increase in efficiency, the criteria of usability and acceptance are now also included in the investigation. For this purpose, user surveys were conducted in addition to data collected by the system. The results regarding efficiency confirm the findings of the first study, which indicate that the efficiency of work has only increased in certain administrative areas or process steps through the use of digital media. From this, recommendations can be derived for necessary shifts in resources in the course of digitizing the administration. In addition, it has now been possible to derive more detailed indications of which auxiliary functions in the digital process support work and how these are used in the various processing steps. The study also provided insights into the perceived ease of work and transparency in various processing steps. These and other effects of digitization will be evaluated and discussed.
- ZeitschriftenartikelBlockchain-basierte Betriebsprüfung am Beispiel der deutschen Finanzverwaltung(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Benke, Alessandro; Müller, Robert; Houy, Constantin; Fettke, PeterDie Blockchain-Technologie bietet vielfältige Anwendungspotenziale in den Bereichen des Steuerrechts und der Finanzverwaltung. Der Beitrag analysiert am Beispiel einer Prüfung von steuerlichen Informationen den Einsatz der Blockchain-Technologie in der deutschen Finanzverwaltung. Für die Überprüfung von steuerlichen Sachverhalten ist die Integrität der steuerlichen Informationen des Steuerpflichtigen sowie deren strukturierte Übermittlung an die Finanzverwaltung entscheidend. Aus diesem Grund wird eine Blockchain-basierte Überprüfung von Buchhaltungsdaten mittels Standard Audit Files und der Referenzierung notwendiger Belege entwickelt. Die zunehmende Automatisierung des Informationsmanagements birgt die Gefahr, dass das Steuergeheimnis des Steuerpflichtigen kompromittiert wird. Die Blockchain-Technologie kann durch die manipulationssichere und unveränderliche Dokumentation von Zugriffen auf die steuerlichen Daten einen Geheimnisschutz gewährleisten. Über ein Blockchain-basiertes Berechtigungsmanagement können Zugriffe überwacht und kontrolliert werden. Various potentials of blockchain technology for tax law and tax administration have been identified. This article analyses the use of blockchain technology in German tax administration using the example of a blockchain-based audit of tax data. The implementation of an access management system is essential for the use of blockchain technology. The integrity of the taxpayer’s tax information and its secure transmission to tax authorities is crucial for the verification of tax matters. For this reason, a blockchain-based verification of accounting data by means of a Standard Audit File and the referencing of necessary tax documents is proposed. However, increasing automation of information management also bear the risks that the tax secrecy of taxpayers is not preserved. Blockchain technology can ensure confidentiality of tax data through the tamper-proof and unalterable documentation of transactions. Authorised access to the taxpayer’s data is managed by a built-in access management.
- ZeitschriftenartikelDesign Thinking als Werkzeug für Co-Kreation und Co-Design – Ein Erfahrungsbericht in 5 Thesen(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Klein, Hans Christian; Oschinsky, Frederike Marie; Stelter, Aida; Niehaves, BjoernDie digitale Transformation stellt deutsche Städte und Gemeinden vor große Herausforderungen. Dabei ist es wichtig, dass der Mensch mit seinen Bedürfnissen im Mittelpunkt der Gestaltung der zukünftigen Lebens- und Arbeitsräume steht. Im vorliegenden praxisorientierten Artikel wird aufgezeigt, wie der innovative Design Thinking-Ansatz zur digitalen Transformation öffentlicher Verwaltungen beitragen kann. Anhand des Fallbeispiels eines kommunalen Open Government Labors in Nordrhein-Westfalen, welches den „Kurort der Zukunft“ gestalten möchte, können allgemeine Anregungen zur aktiven Teilhabe der Bürgerschaft und Stadtgesellschaft abgeleitet werden. Ferner werden spezielle Prinzipien für die Durchführung eines Ideen-Workshops diskutiert und mögliche Herausforderungen virtueller Formate beleuchtet. Der Beitrag schlussfolgert, dass der Design Thinking-Ansatz eine große Chance ist, den Wandel unserer Kommunen inklusiv, kollaborativ, agil zu gestalten und einen wertvollen Beitrag zu Stadtentwicklung zu liefern. Aufbauend auf unserem Anwendungsbeispiel wird insgesamt deutlich, wie und warum durch innovative Formate der Zusammenarbeit ein zusätzliches Potenzial der co-kreativen und co-produktiven Gestaltung der Städte und Gemeinden von morgen geschaffen werden kann. Das Gelernte kann schnell auf andere Fälle adaptiert und übertragen werden. The digital transformation is a major challenge for German cities and municipalities. It is becoming increasingly important to consider the citizens’ needs and to account for their various interests when designing future living and working spaces. This practice-oriented article shows how the innovative design thinking approach can contribute to the digital transformation of public administrations. Based on the case study of a municipal Open Government Laboratory in North Rhine-Westphalia, which aims for designing the “health resort of the future” [“Kurort der Zukunft”], general suggestions for involving citizens and the urban society can be derived. Furthermore, distinct lessons learned for the implementation of an ideation workshop are discussed and possible challenges of virtual formats are highlighted. Our work concludes that the design thinking approach is a great opportunity to manage change in our municipalities more inclusive, collaborative, agile and to make a valuable contribution to urban as well as rural development. Building on our use case, it becomes clear how and why to use the potential for the co-creative and co-productive innovative formats of cooperation when designing the cities and communities of tomorrow. These insights can easily be adapted and transferred.
- ZeitschriftenartikelDigital Public Services(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) D’Onofrio, Sara; Stucki, ToniDigitale Technologien haben unseren Alltag durchdrungen. Wirtschaft, Politik und Wissenschaft haben diese Entwicklung aufgegriffen und beschäftigen sich verstärkt mit der digitalen Transformation. Im öffentlichen Sektor werden dabei zwei Begriffe häufig diskutiert, das e‑Government und die Smart City. E‑Government steht in erster Linie für die digitale Bereitstellung öffentlicher Informationen durch die Nutzung von internet- und webbasierten Technologien, Smart City hingegen adressiert die Anwendung von digitalen Technologien, um nebst der Effizienz von städtischen oder regionalen Prozessen auch die Lebensqualität der Bevölkerung zu steigern. Hierbei spielen öffentliche Dienstleistungen eine wesentliche Rolle. Damit sind alle jene Leistungen gemeint, die der Staat für seine Einwohnerinnen erbringt, um sowohl ihre existentiellen als auch ihre politischen Bedürfnisse zu decken. Dieser Artikel führt zum einen den Begriff Digital Public Service beziehungsweise digitale öffentliche Dienstleistung ein und erläutert darauf aufbauend das e‑Government und die Smart City. Im Weiteren werden die Motive und Treiber für die Digitalisierung im öffentlichen Sektor präsentiert wie auch die Voraussetzungen für digitale öffentliche Dienstleistungen diskutiert. Digital Technologies have permeated our daily lives. Business, politics and science have taken up this development and are increasingly dealing with the digital transformation. In the public sector, two terms are widely discussed, the e‑government and smart city. E‑government primarily refers to the use of internet and web-based technologies for the digital provisioning of public information; smart city, however, addresses the use of technologies to increase the efficiency of urban or regional processes as well as the quality of life of the citizens. Thereby, public services play an essential role. This refers to all services provided by the state for its inhabitants to meet both their existential and their political needs. This article introduces the term digital public services and explains the e‑government and smart city. Furthermore, the motives and drivers for digitalization in the public sector are presented and the prerequisites for digital public services are discussed.
- ZeitschriftenartikelDie digitale Transformation kommunaler Einrichtungen – Herausforderungen und Erfolgsfaktoren(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Redmann, Janina; Rückel, DavidDer Einsatz digitaler Innovationen verfolgt den Zweck, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dabei ist die Digitalisierung nur ein Aspekt der digitalen Transformation, beschreibt diese doch einen tiefgreifenden Wandel des öffentlichen Sektors. Die digitale Transformation, beispielsweise von Kommunen, umfasst die Organisation, Kultur, Prozesse und ganze Geschäftsmodelle. Folglich stellt die Transformation insbesondere kommunale Einrichtungen vor große Herausforderungen. Die Kombination der Analyse des aktuellen Stands der Forschung in Kombination mit einer qualitativen Befragung einer ausgewogenen Expertenrunde, aus der Wissenschaft, Leitungsebenen kommunaler Betriebe und der Informationstechnologie führen zu praxisnahen Ergebnissen, insbesondere die Identifikation der kritischen Erfolgsfaktoren. Aus Sicht der Wissenschaft trägt dieser Artikel zu einer breiteren Diskussion im Bereich Strategisches IT-Management, der digitalen Transformation sowie dem Change-Management bei. Letztlich wird aufgezeigt, welche Herausforderungen und Erfolgsfaktoren vorliegen und welche Maßnahmen eine erfolgreiche digitale Transformation unterstützen. The purpose of using digital innovations is to digitize and automate processes. Digitization is only one aspect of digital transformation, which describes a profound change in the public sector. The digital transformation, for example of municipalities, encompasses the organization, culture, processes and entire business models. Consequently, the transformation poses major challenges for municipal institutions in particular. The combination of the analysis of the current state of research in combination with a qualitative survey of a balanced panel of experts, from academia, management levels of municipal operations and information technology lead to practical results, especially the identification of critical success factors. From a scientific perspective, this article contributes to a broader discussion in the area of strategic IT management, digital transformation, and change management. Ultimately, it shows which challenges and success factors are present and which measures support a successful digital transformation.
- ZeitschriftenartikelDigitalisierung öffentlicher Dienstleistungen:(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Halsbenning, SebastianDie Verwaltungsdigitalisierung hat in den letzten Jahren flächendeckend an Fahrt aufgenommen. Dennoch hängt Deutschland im internationalen Vergleich zurück und kann die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an einen modernen Staat oft nicht erfüllen. Daher hat der Gesetzgeber mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) die Initiative ergriffen und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende des Jahres 2022 online bereitzustellen. Dies betrifft in besonderer Weise die Kommunalverwaltungen, da sie die größten Berührungspunkte mit Bürgerinnen und Bürgern haben, aber gleichzeitig einen sehr unterschiedlichen Digitalisierungsstand aufweisen. Der Artikel nimmt daher die Gemeinden, Städte und Kreise in den Blick und zeichnet auf Basis einer Online-Umfrage mit 629 Teilnehmerinnen und Teilnehmern ein umfassendes Bild der kommunalen OZG-Umsetzung. Dieser Zwischenstand offenbart, dass größere Kommunen den kleineren Verwaltungen bereits im Umsetzungsvorhaben voraus sind und strategischer an die Umsetzung des OZG herangehen. Für die kleineren Kommunen sind dagegen vor allem Kooperationen von großer Bedeutung, um die Verwaltungsdigitalisierung trotz knapper Haushalts- und Personalmittel erfolgreich zu meistern. Der Artikel zeigt die Herausforderungen sowie Erfolgsfaktoren der OZG-Umsetzung aus Perspektive der kommunalen Verwaltungspraxis auf. In recent years, public sector digitalization has accelerated across administrative agencies. Nevertheless, in international comparison, Germany lags behind and often cannot meet the expectations of its citizens. For this reason, the German government has passed the Online Access Act and obliges the federal, state and local administrations to make their public services online available by the end of 2022. This particularly affects local administrations, as they have the most points of contact with citizens, but at the same time have a very heterogeneous level of digitalization. Therefore, the article takes a look at municipalities and counties to draw a comprehensive picture of the implementation of the Online Access Act based on a large-scale online survey with 629 participants. On the one hand, the results reveal that larger municipalities are already ahead of the smaller administrations in the implementation project and are taking a more strategic approach to the implementation of the Online Access Act. On the other hand, cooperation is of great importance for the smaller municipalities, to successfully master the digitalization of the administration despite tight budgets and personnel resources. To this end, the article points out the challenges of the implementation of the Online Access Act and corresponding success factors.
- ZeitschriftenartikelE-Government und Datensouveränität – Einblicke und Lösungsansätze(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Heine, Moreen; Wessel, DanielDie Digitalisierung hat alle Lebensbereiche erreicht – so auch den öffentlichen Sektor. Um bequeme E‑Government-Angebote bereitstellen zu können, müssen bürgerbezogene Daten zwischen Verwaltungen geteilt werden. Gleichzeitig verfolgen viele Kommunen Smart-City-Strategien und sind dabei auch auf den Zugang zu Daten der Bürger angewiesen. Damit stellt die Digitalisierung und Digitale Transformation im öffentlichen Sektor zunehmend mehr Anforderungen an die Datensouveränität der Bürger. Im privaten Bereich geschieht dieses Teilen und die Weitergabe von Daten häufig unreflektiert oder wenig informiert. Zwar stimmen viele Personen zu, dass ihnen Datenschutz wichtig sei, diese Einstellung zeigt sich allerdings oft nicht im Verhalten (Privacy Paradox). Ziel des Beitrags ist es, basierend auf aktueller Forschung, für die Datensouveränität relevante Eigenschaften von Websites im privaten und öffentlichen Kontext anhand von exemplarischen Fällen zu beschreiben. Unterschieden wird dabei zwischen öffentlichen Angeboten (z. B. Bürgerportale von Kommunen), besonders regulierten Angeboten (z. B. Portale von Banken und Versicherungen) und privaten Angeboten, deren Geschäftsmodell darauf beruht, möglichst umfangreiche Daten über ihre Nutzer zu sammeln (z. B. Soziale Netzwerke). Ziel ist es, Eigenschaften der Websites zu erfassen, die Auswirkungen auf die Datensouveränität auf Nutzerseite haben können und Gestaltungsempfehlungen zur Erhöhung der Datensouveränität, insbesondere für den öffentlichen Sektor, abzuleiten. Digitalisation has reached all areas of life—including the public sector. To provide convenient e‑government services, citizen-related data must be shared between administrations. At the same time, many municipalities are pursuing smart city strategies and are dependent on access to citizen data. Digitalisation and digital transformation in the public sector are thus placing increasing demands on the data sovereignty of citizens. In the private sector, sharing and transmission of data often happen unthinkingly or while lacking information. Although many people agree that privacy is important to them, this attitude is often not reflected in their behaviour (privacy paradox). Based on current research, this article aims to describe the characteristics of websites relevant to data sovereignty in private and public contexts using illustrative cases. A distinction is made between public services (e.g., citizens’ portals of municipalities), particularly regulated services (e.g., portals of banks and insurance companies), and private services whose business model is based on collecting as much data as possible about their users (e.g., social networks). The aim is to identify characteristics of the websites that can have an impact on data sovereignty on the user side and to derive design recommendations for increasing data sovereignty, especially for the public sector.
- ZeitschriftenartikelDie Entwicklung bayerischer Hochschulrechenzentren – Handlungsempfehlungen aus einer Fallstudie für ein professionelles IT-Servicemanagement(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Jonas, Claudius; Lautenschlager, Jonathan; Eymann, TorstenIm digitalen Informationszeitalter stellen Hochschulrechenzentren (HRZ) einen zentralen Bestandteil zur Erfüllung operativer Aufgaben in Forschung, Lehre und Verwaltung von Hochschulen dar. Dabei stehen HRZ vor unterschiedlichen Herausforderungen, die durch diverse Nutzeranforderungen sowie Anforderungen bezüglich IT-Sicherheit und Regulatorik hervorgerufen werden. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es essenziell, bisher dezentral und heterogen geprägte IT-Services stetig zu professionalisieren. Dadurch entsteht die Notwendigkeit, sich für einen nachhaltigen Betrieb der HRZ stärker an etablierten Servicestandards und Anforderungen von hochschulinternen sowie hochschulexternen Nutzergruppen zu orientieren. Ein professionelles IT-Servicemanagement (ITSM) wird damit zur Grundlage für HRZ. Im Rahmen eines durch das bayerische Wissenschaftsministerium geförderten Projektes wird durch eine vergleichende Fallstudie zum einen der Status des ITSM der bayerischen HRZ systematisch erfasst, zum anderen darauf aufbauend eine Weiterentwicklung unterstützt. Dazu wurden Interviews und Selbstevaluierungen von neun unterschiedlichen Hochschulen durchgeführt und die Ergebnisse anschließend evaluiert. In diesem Beitrag werden die zentralen Erkenntnisse vorgestellt und Handlungsempfehlungen daraus abgeleitet. In the digital information age, university computer centers (UCCs) are a central component for fulfilling operational tasks in research, teaching, and administration at universities. In doing so, UCCs face various challenges caused by very diverse user requirements and requirements regarding IT security and regulation. It is essential to continuously professionalize IT services that were previously decentralized and heterogeneous to meet these challenges. This professionalization makes it necessary to focus the UCC’s long-term operation more strongly on established service standards and internal and external university user groups’ requirements. Thus, professional IT service management (ITSM) becomes necessary for UCC. As part of a project funded by the Bavarian Ministry of Science, we conduct a comparative case study to systematically assess the status of ITSM in Bavarian UCCs and support further development. For this purpose, interviews and self-evaluations of nine different universities were conducted and subsequently evaluated. Thus, this paper presents the central findings and recommendations for UCCs.
- ZeitschriftenartikelDie Entwicklungsbeschleunigung von Robotic Process Automation Lösungen – Fallstudie einer deutschen Gesundheitsbehörde(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Vollenberg, Carolin; Koch, Julian; Trampler, Michael; Bade, Friederike-Maria; Coners, André; Plattfaut, RalfKrisen erfordern flexibles Handeln und schnelle Anpassungen sowohl von Menschen als auch von öffentlichen Institutionen. Die öffentliche Hand und insbesondere die deutschen Gesundheitsbehörden sind während der Covid-19-Pandemie, beginnend im März 2020, massiv herausgefordert. Die Bewältigung des teilweise exponentiell wachsenden Prozessvolumens durch kurzfristige Infektionsereignisse muss in kürzester Zeit fachgerecht erfolgen und unterliegt einer permanenten Reaktion und Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen. Bestehende Strukturen und ineffiziente Prozesse erschweren diese notwendige Skalierung der Bearbeitung zunehmend. In diesem Beitrag werden mittels Aktionsforschung Ansätze für eine beschleunigte und flexible Entwicklung von Robotic Process Automation (RPA)-Lösungen zur Automatisierung bestehender Verwaltungsprozesse innerhalb einer betroffenen Gesundheitsbehörde in Deutschland untersucht. Als Ergebnis wurden Ansätze für eine schnellere und weniger komplexe Entwicklung von RPA-Lösungen in einer sehr schnell skalierenden und gleichzeitig stark heterogenen IT-Systemlandschaft erarbeitet und bewertet. Crises require flexible action and quick adjustments from both people and public institutions. The public sector and especially the German health authorities are massively challenged by the Covid-19 pandemic, starting in March 2020. The management of the partially exponentially growing process volumes due to short-term infection (superspreading) events must be carried out professionally in the shortest time possible and is subject to permanent reaction and adaptation to changing conditions. Existing structures and inefficient processes make this necessary scaling of processing increasingly difficult. In this article, approaches for an accelerated and flexible development of Robotic Process Automation (RPA) solutions for the automation of existing administrative processes within an affected health authority in Germany are investigated by means of action research. As a result, approaches for a faster and less complex development of RPA solutions in a very fast scaling and at the same time heterogeneous IT system landscape were elaborated and evaluated.
- ZeitschriftenartikelErratum zu: Die Entwicklung bayerischer Hochschulrechenzentren – Handlungsempfehlungen aus einer Fallstudie für ein professionelles IT-Servicemanagement(HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik: Vol. 58, No. 5, 2021) Jonas, Claudius; Lautenschlager, Jonathan; Eymann, Torsten
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